Raccontare un evento sul web oggi si può? Il caso #okday2016

Lo scorso 29 Settembre abbiamo gestito il LiveTweeting di un evento organizzato da OKNetwork: l’OKDAY2016 giunto alla sua quinta edizione.

In questo articolo vi presenteremo in breve i dati estrapolati dal flusso di interazioni che ci sono stati intorno all’hashtag #okday2016 e li commenteremo insieme.

Chi è OkNetwork e cosa volevano fare durante il loro evento?

OkNetwork è un luogo in cui si mette insieme il mondo del digital con il mondo dell’intrattenimento. Da cinque anni a questa parte organizzano un evento durante il quale si susseguono diversi relatori sul palco con l’obiettivo di insegnare nozioni e l’utilizzo di strumenti utili al mondo digitale e social.

Quest’anno, come nelle precedenti edizioni, hanno voluto raccontare passo dopo passo quello che sarebbe accaduto prima, durante e dopo l’evento; come canali di comunicazione hanno scelto lo streaming, Facebook e Twitter.

Con i ragazzi di OkNetwork abbiamo deciso di occuparci principalmente del Live Tweeting dell’evento per permettere ai partecipanti, presenti in sala e non, di interagire con noi e con i rispettivi relatori.

Cosa abbiamo fatto PRIMA dell’evento.

Abbiamo raccolto tutte le informazioni necessarie a portare a termine con successo il nostro lavoro.

Siamo quindi partiti dallo studio del tema dell’evento. Quest’anno tutti gli speech avevano a che fare con i SUPEREROI. Questo perché i supereroi non sono soltanto personaggi di pura fantasia, come abbiamo sempre pensato, bensì sono persone reali che con le giuste strategie ed intuizioni sono riuscite a dare una svolta alla propria vita e/o alla propria azienda.

Abbiamo studiato tutte le storie dei relatori e soprattutto gli argomenti che avrebbero presentato all’okday2016. Da lì abbiamo iniziato a lanciare qualche input dei loro speech sia su Facebook che su Twitter.

Per una preparazione più dettagliata, abbiamo raccolto gli account Twitter di tutti i relatori (con i rispettivi orari di uscita) e di tutte le persone già in qualche modo coinvolte con l’evento.

Abbiamo organizzato il nostro lavoro dividendoci gli account ufficiali da presidiare e il modo in cui avremmo interagito con il pubblico.

L’hashtag ufficiale dell’evento, che abbiamo iniziato ad usare nei giorni precedenti è stato deciso dai ragazzi di OkNetwork: #okday2016

Infine, ma non di poco conto, ci siamo assicurati in prima persona che funzionasse tutto: wifi, postazione strategica, prese di corrente…ect.

Cosa abbiamo fatto DURANTE l’evento.

Il successo di un Livetweeting dipende molto dall’organizzazione e dalla strategia scelta, nonostante si debba raccontare tutto quello che accade in diretta.
Quindi una volta stabilito esattamente cosa fare, bisogna lanciarsi nell’enorme flusso di condivisioni per gestirle al meglio.

Gli ostacoli più grandi di un LiveTweeting sono la velocità con cui avvengono le cose e la mancanza di tempo per far tutto.

Bisogna quindi essere concentrati e pronti a

  • interagire con tutti coloro che hanno dimostrato interesse agli argomenti trattati
  • rispondere alle loro esigenze e richieste (tipo domande, richieste di informazioni, ect.)
  • riportare esattamente quello che i relatori dicono e condividere quello che i partecipanti commentano

Ma questo non è tutto.
D’accordo con i ragazzi di OkNetwork abbiamo deciso di fare due brevissimi interventi durante l’evento, durante i quali leggevamo i tweet più interessanti, selezionati precedentemente da più persone, e i dati numerici estratti fino a quel momento.Tutti gli eventi possono essere raccontati #Online: ci vuole più predisposizione e consapevolezza

Tutto questo lavoro è consigliabile ogni qualvolta si organizza un evento di ogni genere quindi non solo del settore DIGITAL e SOCIAL

Certo gli unici ostacoli sono: predisposizione e consapevolezza ad una comunicazione digital e social.

Noi li definiamo ostacoli mentali. In questi casi consigliamo sempre di provare, di testare per iniziare a rendersi conto di cosa stiamo parlando perché un Live Tweeting é vantaggioso per l’organizzatore ma anche per i partecipanti.

Proprio come é accaduto oggi, grazie al LiveTweeting chi ha organizzato questo evento, quindi Oknetwork, ha raccontato di sé, é entrato in contatto con tantissimi utenti interessati agli argomenti trattati oggi. In pratica si é creata una mini rete che ha visto coinvolte tutte le persone interessate, presenti in sala e non.

Molto importanti sono anche le immagini su Twitter.
Abbiamo, anche qui, estrapolato un po’ di foto twittate. Molte immagini sono state twittate. Foto fatte durante gli speech, con i relatori o semplicemente davanti al social photobooth che gli organizzatori avevano allestito all’esterno.

Cosa abbiamo fatto dopo l’evento

Subito dopo l’evento abbiamo rivisto tutto il lavoro fatto, individuando tutte le persone che sono intervenute con i loro tweet, rispondendo anche a tutti quelli che ci erano sfuggiti durante il live ed estrapolando un elenco di account coinvolti.

Abbiamo creato un #TwitterMoment (ultima NOVITA’ di Twitter) dopo aver selezionato tutti i tweet più interessanti.
Abbiamo valutato i dati estrapolati che vi abbiamo presentato in questo articolo.
Abbiamo predisposto un Report che abbiamo consegnato agli organizzatori dell’evento.

Conclusioni sull’OkDay

I dati dell’evento sono più che soddisfacenti.
Questo perché è stata curata l’organizzazione nei minimi dettagli, dopo aver suddiviso i rispettivi compiti tra di noi.

L’organizzazione è un elemento fondamentale perché ricordiamoci un LiveTweeting non è fatto di improvvisazione.
Ringraziamo OkNetwork per averci dato la possibilità di narrare il loro evento sul nostro Social preferito.
Ringraziiamo inoltre tutto il team di TwitterLab per essersi impegnato in questa grande avventura.